Optimiser votre programme d'avantages sociaux : un guide pour les responsables RH

À propos de l'auteur : Kathleen Davin est directrice des opérations RH chez Maven. Dans le cadre de ses fonctions, elle se concentre sur la création de récompenses, de systèmes et de programmes intuitifs et progressifs pour les employés. Kathleen a précédemment dirigé les programmes d'avantages sociaux chez Harry's et Union Square Hospitality Group. Elle est diplômée de l'Université Cornell et détient le titre d'associée en avantages sociaux collectifs de l'International Foundation of Employee Benefit Plans.

Travailler dans le secteur des avantages sociaux depuis près de dix ans m'a appris une chose : il n'y a vraiment pas de meilleur moyen d'améliorer le recrutement et la fidélisation qu'un programme d'avantages sociaux. Et je ne parle pas seulement de la rémunération ou avantages sociaux légalement requis . De l'assurance maladie au soutien familial en passant par les congés payés, tout influence la décision de vos employés de rester ou de partir.

Pour le dire en chiffres, une enquête récente que nous avons menée ici à Maven a révélé que 57 % des employés ont accepté, ou pourraient accepter, un nouvel emploi parce qu'un autre emploi offrait de meilleurs avantages en matière de santé reproductive et familiale.

J'ai vu mes pairs du secteur des avantages sociaux continuer à étendre leurs écosystèmes d'avantages sociaux, englobant tout, des soins de fertilité, du travail à distance (qui se poursuit au-delà de la COVID), des horaires flexibles, des congés parentaux prolongés, du soutien aux maladies auto-immunes et d'autres avantages, le tout pour attirer et retenir les meilleurs talents tout en améliorant le moral et le bien-être des employés.

Si vous êtes nouveau dans le domaine des avantages sociaux ou si vous cherchez à étendre vos programmes d’avantages sociaux pour employés au-delà des bases, voici ce que j’ai appris au cours de ma carrière sur la création d’avantages sociaux de premier ordre.

Pourquoi les programmes d’avantages sociaux pour les employés sont-ils importants ?

Cela peut paraître évident, mais l'expérience montre que de meilleurs avantages sociaux peuvent faire une énorme différence pour vos employés. Ils m'ont aidé à :

Attirer et fidéliser les employés de la génération Z et du millénaire

En termes simples, fournir un ensemble de soins médicaux, dentaires et de retraite de base n’est pas suffisant.

Avec l'arrivée de la génération Z sur le marché du travail, j'ai constaté que la demande d'avantages sociaux améliorés ne cesse d'augmenter. Dans un rapport de US Employee Benefit Trends , 57 % des employés de la génération Z interrogés ont déclaré qu'ils « réussiraient mieux dans une entreprise offrant des avantages sociaux progressifs ». Les employés de la génération Y partagent le même avis : une étude a révélé que 65 % des millennials ayant démissionné seraient restés chez leur ancien employeur s'ils avaient bénéficié d'un plan 401(k) plus solide.

Si vous êtes curieux de connaître le type d'avantages recherchés par la génération Z, notre responsable de contenu Megan Duffy a récemment effectué des recherches sur les principaux avantages demandés par cette génération, notamment le soutien en matière de santé mentale, le soutien au bien-être et les horaires flexibles.

Construire une main-d'œuvre plus inclusive et plus diversifiée

Je considère notre écosystème d'avantages sociaux comme un moyen essentiel de créer une main-d'œuvre plus inclusive et diversifiée. Cette perspective peut concerner tous les aspects des stratégies d'avantages sociaux : par exemple, les employés en situation de handicap physique peuvent trouver plus facile de travailler à distance. Les employés LGBTQIA+ qui souhaitent fonder ou agrandir une famille peuvent demander des ressources financières couvrant les frais de traitements de fertilité , adoption ou de maternité de substitution.

J'aime parcourir une liste de contrôle des avantages inclusifs lors de la sélection de fournisseurs potentiels pour m'assurer qu'ils soutiendront positivement les divers besoins des employés de mon entreprise.

Types d'avantages sociaux que j'ai mis en œuvre

Comme vous le savez, il existe des avantages sociaux imposés par le gouvernement fédéral et les États que les organisations doivent fournir à leurs employés aux États-Unis, et ces obligations peuvent dépendre de la taille de l'entreprise et du secteur d'activité.

Au niveau le plus élémentaire, la plupart des employeurs doivent fournir à leurs employés à temps plein des avantages sociaux légaux, notamment la sécurité sociale et l'assurance-maladie, l'indemnisation des accidents du travail et l'assurance-chômage, l'assurance-invalidité, les régimes de retraite et les protections du congé familial et médical (FMLA).

En plus de cela, les responsables des avantages sociaux proposeront des avantages supplémentaires tels que des avantages liés à la fertilité , une aide aux frais de scolarité et une assurance-vie. Ces avantages ne sont pas obligatoires, mais j'ai constaté qu'ils constituent un moyen efficace de fidéliser les employés, d'améliorer la productivité et d'offrir une sécurité financière supplémentaire, en plus du salaire.

Les types d’avantages sociaux les plus populaires que j’ai vus offerts par les organisations appartiennent généralement aux catégories ci-dessous.

Assurance maladie et prestations de bien-être

Les avantages sociaux constituent l'un des principaux éléments d'un programme d'avantages sociaux. Proposer des avantages sociaux complets et accessibles est essentiel à la satisfaction des employés et a un impact mesurable sur la productivité, la motivation et les résultats de l'entreprise.

• Assurance maladie : Une assurance médicale/santé subventionnée pour les employés et leurs familles peut réduire considérablement la charge financière des soins en couvrant les frais médicaux, soutenant ainsi des employés en meilleure santé dans leur ensemble.
• Assurance oculaire et dentaire : Comme pour l'assurance médicale, cela réduit la charge financière des employés et peut conduire à de meilleurs résultats en matière de santé pour vos employés.
• Programmes de bien-être : Cette catégorie fourre-tout peut couvrir un large éventail d'avantages. J'ai examiné des programmes tels que l'arrêt du tabac, les abonnements à une salle de sport, soutien en santé mentale , les programmes d'aide aux employés et la gestion du stress. Mon objectif, lorsque je mets en place de tels avantages, est de soutenir la santé globale d'un employé au-delà des soins médicaux de base, des assurances dentaires, ophtalmologiques et de santé, en mettant souvent l'accent sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la santé mentale et le bien-être général.
• Assurance invalidité : Les employés bénéficient d'une assurance invalidité de base et de protections par l'intermédiaire de la sécurité sociale, mais je recommande d'étendre les offres telles que l'assurance invalidité de courte durée ou les prestations d'assurance-vie.

Prestations de retraite et planification financière

L'aspect financier d'un programme d'avantages sociaux est aussi important que la santé et le bien-être. Tout au long de ma carrière, je me suis sentie responsable du bien-être financier des employés de mon entreprise, et des études montrent que 97 % des employeurs partagent ce sentiment. Aider vos employés à épargner et à planifier leur avenir financier est une autre façon de montrer votre volonté d'investir à long terme dans leurs employés et de démontrer que vous vous souciez de leur avenir.

Les avantages financiers et de retraite des employés peuvent varier d'une organisation à l'autre, mais le régime de retraite le plus courant pour les organisations à but lucratif est le plan 401(k), qui offre des avantages fiscaux avantageux Les employés admissibles peuvent investir leur salaire dans un fonds sans payer d'impôts. J'encourage également employeurs à cotiser en plus des cotisations des employés.

De nombreuses entreprises proposent également des régimes d’assurance-vie qui garantissent à la famille et aux personnes à charge d’un employé une sécurité financière en cas de décès de l’employé pendant son emploi.

Bonus et commissions

Certains avantages sociaux, comme l'assurance maladie, sont généralement indirects, c'est-à-dire qu'ils n'incluent pas de rémunération monétaire. Cependant, deux avantages supplémentaires sont directement liés à la rémunération : les primes et les commissions.

Habituellement, cela se déroule de deux manières différentes : les commissions peuvent être concentrées sur un objectif de vente ou de recrutement individuel, tandis que les bonus ont généralement tendance à être basés sur la santé de l'ensemble de l'organisation.

Chez Maven, nous proposons également nos prix « What It Takes », où nos employés nomment leurs pairs qui incarnent nos valeurs fondamentales. Les lauréats reçoivent une prime et une reconnaissance de l'ensemble de l'entreprise.

Congés payés

Il va sans dire que les congés payés, ou PTO, peuvent être l’un des éléments les plus importants de votre programme d’avantages sociaux pour les employés.

• La politique des congés payés varie d'une organisation à l'autre. Vous pouvez proposer un forfait général pour les congés maladie et les congés personnels, ou offrir des congés payés illimités. Les jours fériés, y compris les jours fériés fédéraux et étatiques, peuvent également avoir un impact sur votre politique de congés payés.
• Le congé parental payé , comme le congé de maternité ou de paternité, est un autre type de congé parental, mais il ne devrait pas être inclus dans la politique standard de l'entreprise en la matière. J'encourage les entreprises à offrir le même congé parental payé aux parents qui accouchent et aux parents qui n'accouchent pas, ainsi qu'à ceux qui ont adopté un enfant ou qui ont eu un enfant par mère porteuse, afin de leur permettre de passer du temps essentiel avec leur nouvel enfant.

Avantages pour la santé reproductive et familiale

Les avantages sociaux familiaux font partie intégrante de la stratégie des organisations pour lesquelles j'ai travaillé. Notre équipe de recherche chez Maven a récemment mené une enquête auprès de plus de 1 200 responsables d'avantages sociaux, qui a révélé que deux tiers des employeurs prévoient d'accroître leurs investissements dans les avantages sociaux familiaux au cours des deux à trois prochaines années.

Jackie McNeil , vice-présidente des avantages sociaux aux États-Unis chez Deutsche Bank, déclare : « Le bien-être des employés est l'une de nos principales priorités. Les avantages sociaux pour les femmes et les familles permettent à nos collègues de se concentrer sur leur famille et sur eux-mêmes, tout en leur permettant d'être pleinement eux-mêmes au travail. »

Je recommande généralement que les prestations reproductives et familiales incluent les caractéristiques suivantes :

• Accès virtuel à la demande à des spécialistes de la santé des femmes et des familles, comme les gynécologues-obstétriciens ou les doulas pour combler les lacunes des soins de santé traditionnels en personne ( voici comment cela laisse les femmes et les familles pour compte).
• Accès à des cours en ligne, à du contenu cliniquement approuvé et à des communautés de pairs pour apprendre aux employés à se défendre tout au long de leur parcours en matière de santé reproductive.
• Soutenir financièrement les besoins de santé de la famille des employés, offrir des remboursements ou une couverture pour les traitements de fertilité, les frais associés à l'adoption et à la maternité de substitution, les frais de congélation des ovules, et plus encore.

Un avantage particulier dans ce domaine, particulièrement en vogue (désolé) en ce moment, est soutien à la ménopause . Un rapport Biote de 2022 a révélé que 20 % des personnes atteintes ménopause ont démissionné de leur emploi ou envisagé de partir en raison de leurs symptômes. Des congés payés supplémentaires, un accès virtuel à des professionnels de la santé, des formations sur la ménopause ou même un espace bien-être dédié peuvent aider les employées à traverser cette période de leur vie.

L'équipe de contenu de Maven a récemment collaboré avec des leaders du secteur pour élaborer ce rapport sur la manière de mieux soutenir les employés lorsqu'ils vivent la ménopause.

Autres avantages et bénéfices personnalisés

Le monde des avantages sociaux est très vaste, et si votre boîte mail ressemble à la mienne, elle regorge probablement d'entreprises innovantes qui souhaitent proposer leurs services à vos employés. Parmi celles que j'ai déjà vues ou mises en place, on trouve :

• Avantages pour les propriétaires d'animaux de compagnie, notamment des réductions sur la nourriture, des rendez-vous chez le vétérinaire 24h/24 et 7j/7, des services de promenade et de soins et des régimes d'assurance pour animaux de compagnie.
• Les avantages de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tels que le travail à distance, un horaire de travail flexible et le partage d’emploi.
• Des avantages pour les navetteurs, tels que des transports publics subventionnés et des programmes de vélo pour se rendre au travail.
• Avantages éducatifs qui améliorent les compétences et les opportunités de carrière de l'employé, tels que des programmes de mentorat et une formation améliorée, ou le remboursement des frais de scolarité pour aider à couvrir le coût d'un cours suivi pendant l'emploi.

Comment j'ai créé le meilleur programme d'avantages sociaux pour les employés

Il n'existe pas deux programmes d'avantages sociaux identiques : chaque entreprise pour laquelle j'ai travaillé avait des objectifs, des priorités, une culture et des budgets différents. Pour choisir les avantages sociaux à mettre en place, je trouve utile de suivre les étapes suivantes :

1. Identifier les besoins organisationnels

Pourquoi offrir ces avantages ? Concentrez-vous sur votre objectif principal pour créer ou mettre à jour les avantages sociaux de votre organisation. Vous avez peut-être constaté une baisse de la rétention, ou votre secteur d'activité évolue et vous souhaitez suivre les tendances. Identifiez les objectifs de votre organisation et distinguez les « indispensables » des « avantages appréciables ».

2. Comprendre les besoins et les préférences des employés

Chaque employé n'a pas les mêmes besoins, mais prendre le temps d'identifier les tendances spécifiques peut faciliter la prise de décision. Les employés sont-ils plus nombreux à demander un soutien pour fonder une famille ? Ou peut-être avez-vous constaté une augmentation du nombre d'employés souhaitant travailler à distance. Comprendre ce que vos employés apprécient et préfèrent est essentiel pour élaborer un programme d'avantages sociaux personnalisé.

Mon meilleur conseil ? Demandez-leur . Le feedback des employés est essentiel pour offrir des avantages sociaux efficaces et personnalisés. Sonder anonymement vos employés leur permet de donner un feedback honnête et utile. Les sondages que j'ai menés par le passé m'ont montré qu'un avantage social actuel ne répondait pas aux besoins de la majorité de la population ou qu'il y avait une lacune à combler.

3. Recherchez et sélectionnez les bons avantages

Il existe de nombreux prestataires de services sociaux, et le choix peut être complexe. J'ai utilisé cette liste contrôle et l'ai à mes pairs pour les aider à évaluer chaque prestataire. C'est un processus long, mais la parcourir m'a permis de gagner du temps et de l'argent à long terme en m'aidant à trouver des prestataires qui correspondent parfaitement à nos objectifs et à notre vision.

4. Évaluer la rentabilité

Je sais que nous rêvons tous d'un monde où nos budgets d'avantages sociaux seraient illimités, mais en attendant, il faut penser aux coûts. Lorsque j'évalue les avantages sociaux, je prends toujours en compte leur impact sur la santé financière de mon entreprise à court et à long terme. J'opte généralement pour une solution d'avantages sociaux plus qui minimise le nombre de fournisseurs à gérer et génère généralement un meilleur retour sur investissement.

« Nous essayons de maîtriser les coûts en mettant l'accent sur la qualité et la valeur de l'investissement », a déclaré Juli Galloway, vice-présidente des avantages sociaux mondiaux chez AT&T, lors d'un récent webinaire . « Nous nous appuyons sur les données pour nous guider et nous efforçons de rationaliser et de simplifier autant que possible. Nous voulons faciliter au maximum l'accès de nos employés aux soins dont ils ont besoin, ce qui, au final, génère un retour sur investissement. »

5. Communiquer le programme d’avantages sociaux aux employés

À mon avis, il y a peu de choses plus frustrantes que de proposer d'excellents avantages sociaux et d'en voir l'utilisation réduite. Une communication efficace avec les employés est parfois négligée, mais elle peut faire toute la différence. J'ai inclus dans cette boîte à outils certaines des adresses e-mail que j'utilise pour communiquer sur les nouveaux avantages sociaux lors de la période d'inscription ouverte. Cependant, si vous ajoutez des avantages sociaux, il peut être utile de mettre en place des points de contact supplémentaires.

J'aime organiser des permanences dédiées aux avantages sociaux, où je réponds aux questions des employés ou organise des séances d'information en partenariat avec vos fournisseurs d'avantages sociaux. Notre fournisseur d'avantages financiers, par exemple, organise régulièrement des webinaires tout au long de l'année pour informer les employés sur des sujets aussi variés que les stock-options ou l'investissement.

6. Évaluez l’efficacité de vos offres d’avantages sociaux pour les employés

Une fois votre programme d'avantages sociaux mis en place, vous devrez démontrer son efficacité et la pertinence d'un investissement continu. Évaluer régulièrement nos options d'avantages sociaux m'aide à déterminer plusieurs éléments : la satisfaction et l'engagement des employés, ainsi que le retour sur investissement de nos programmes. Voici quelques méthodes d'évaluation que j'ai utilisées tout au long de ma carrière :

• Enquêtes auprès des employés : Interroger les employés est souvent le meilleur moyen de déterminer ce qui fonctionne pour eux. Une enquête annuelle ou semestrielle vous permet d'analyser les réponses et d'apporter les modifications nécessaires au programme.
• Groupes de discussion : Les commentaires en direct recueillis via des groupes de discussion peuvent également être utiles, car ils permettent de consacrer du temps à la conversation et à des commentaires qualitatifs plus approfondis.
• Mesurer l'engagement : À quoi sert un avantage si personne ne l'utilise ? Évaluer régulièrement la fréquence d'utilisation des avantages par les employés peut contribuer à gérer les coûts et à évaluer leur satisfaction.
• Suivi des résultats en matière de santé : Vous pouvez également mesurer l'efficacité de vos avantages sociaux en examinant les résultats en matière de santé de l'ensemble de vos employés. Vos fournisseurs d'avantages sociaux peuvent vous aider à mesurer et à suivre les données relatives aux résultats, tout en respectant les lois locales et fédérales sur la confidentialité des données.

Comment Maven peut vous aider à développer un ensemble efficace d'avantages sociaux pour vos employés

Créer un programme d'avantages sociaux efficace peut être un défi, mais vous n'êtes pas seul. Chez Maven, nous sommes un partenaire précieux pour répondre aux besoins de santé familiale et reproductive de vos employés.

Nous proposons une plateforme intégrée qui offre un soutien clinique, émotionnel et financier, le tout en un seul endroit. Du soutien à la fertilité et à la construction familiale à maternité , en parentalité et ménopause , nous proposons une gamme d'avantages sociaux qui aident vos employés à traverser les différentes étapes de leur vie tout en s'épanouissant professionnellement.

Nos experts en sociaux aimeraient discuter davantage avec vous de la manière dont nous pouvons collaborer. Vous pouvez les contacter .