Liste de contrôle du congé parental : un guide étape par étape pour les gestionnaires

Préparer et accueillir un enfant à la maison peut être une expérience incroyablement exaltante, profonde et joyeuse. Cela peut aussi être accablant, difficile et solitaire, surtout pour les parents qui travaillent. Pour atténuer ce stress, le congé parental offre aux nouveaux parents un temps précieux loin de leur travail pour se ressourcer et tisser des liens avec leur famille.

Bien que les congés payés soient garantis dans 178 pays à travers le monde, ils ne sont pas garantis aux États-Unis, ce qui place ce pays au dernier rang parmi les 36 pays de l'OCDE pour ses lois sur les congés familiaux et son soutien aux employées enceintes.

Cependant, de nombreuses études montrent que le congé parental payé produit des résultats extrêmement positifs, non seulement pour les employés et leurs familles, mais aussi pour les employeurs. Les entreprises qui offrent 12 semaines de congé de maternité payé constatent une réduction de 70 % du turnover . Le congé familial payé peut également réduire les taux de mortalité infantile, néonatale et des moins de cinq ans et est associé à une meilleure santé mentale maternelle . Et les entreprises en bénéficient également : celles qui soutiennent les parents qui travaillent constatent meilleure rétention et productivité des employés , ainsi que taux de retour au travail plus élevés après un congé parental.

Les employeurs internationaux ont réalisé des progrès significatifs en matière d'avantages sociaux pour les femmes et les familles, et 48 % d'entre eux prévoient d'étendre la couverture des soins de fertilité cette année. Cependant, l'évolution de la culture d'entreprise est souvent en retard sur la politique de l'entreprise, et de nombreux nouveaux parents manquent encore du soutien dont ils ont besoin au quotidien de la part de leurs managers, de leurs collègues et des RH.

Les responsables RH et les managers jouent un rôle crucial dans la création d'environnements favorables aux parents qui travaillent, en mettant en œuvre et en encourageant des politiques de congés familiaux favorables. En favorisant une culture d'empathie et d'inclusion, les responsables RH et les managers peuvent contribuer à réduire le stress et les difficultés liés à la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale. Ils peuvent également plaider en faveur d'un traitement équitable et d'une évolution de carrière pour les parents, veillant ainsi à ce que la parentalité ne devienne pas un obstacle à l'épanouissement professionnel.

En fournissant aux dirigeants la formation et les outils appropriés, en commençant par la liste de contrôle des congés parentaux de Maven pour les managers, les entreprises peuvent soutenir les parents et assurer une transition en douceur tout en augmentant la satisfaction, la productivité et la rétention des employés.

Liste de contrôle du congé parental pour les managers

Les managers jouent un rôle essentiel pour accompagner les employés dans cette transition difficile et enrichissante vers la parentalité. Dans cette checklist, nous vous accompagnons à chaque étape du parcours du congé parental et vous proposons des conseils pratiques pour accompagner au mieux les nouveaux parents et les futurs parents de votre équipe. Ci-dessous, nous appellerons votre supérieur hiérarchique « votre collègue ». En cas de doute, n'hésitez pas à contacter votre partenaire RH pour obtenir des conseils d'expert.

Dès la première fois que j'ai entendu la nouvelle

Félicitez et écoutez

Votre réaction à la nouvelle de l'arrivée de votre collègue est cruciale. Félicitez-le ! Commencez par l'écouter et laissez-lui l'espace nécessaire pour s'exprimer. Ensuite, posez-lui des questions sur la meilleure façon de l'accompagner dans cette transition. Vous n'avez pas besoin de préciser les détails pour l'instant ; exprimez simplement votre enthousiasme et vos encouragements.

Dirigez-les vers les RH

Encouragez votre collègue à consulter les documents relatifs aux avantages sociaux fournis par l'entreprise et à rejoindre les groupes de ressources pour les parents, le cas échéant. En tant que responsable, vous pouvez également contacter directement les RH pour obtenir un aperçu détaillé et actualisé des ressources mises à disposition de votre collègue en tant que nouveau parent ou futur parent. Au- de la santé physique, le soutien émotionnel et est également important. Bien que les parents qui ne sont pas en période d'accouchement puissent avoir des besoins différents de ceux des employées enceintes, il est essentiel d'offrir du soutien et des ressources à tous les futurs parents.

Communiquer

Demandez à votre collègue de vous envoyer un plan de communication expliquant comment il souhaite annoncer la nouvelle et vous proposer son aide. Prévoyez un espace pour qu'il puisse l'annoncer à l'équipe et à l'organisation, que ce soit lors d'une réunion d'équipe ou de service, ou par courriel. N'oubliez pas : c'est lui qui doit partager cette nouvelle ; il est donc important de respecter ses souhaits.

Définir un calendrier et un plan de congé

Travaillez avec votre collègue et les RH pour déterminer une durée de congé prévue, fixer des dates de congé provisoires et décrire le retour au travail proposé de votre collègue après son congé parental, ainsi que toute flexibilité ou autres besoins avant le départ .

Trois mois avant le départ : période de préparation

Élaborer un plan de couverture

Travaillez avec votre collègue pour établir une liste détaillée des projets et tâches clés à gérer ou à suivre pendant son congé. En fonction des priorités générales de l'équipe, ce plan de couverture devrait évoluer au cours des mois et des semaines précédant son congé, en détaillant clairement les prochaines étapes et les points de contact.

Définir les responsabilités avec l'équipe

Organisez une réunion d'équipe pour définir et communiquer clairement le plan de couverture, notamment les personnes qui assumeront les tâches et projets clés. Dans la mesure du possible, assurez-vous que les tâches essentielles sont réparties entre les membres de l'équipe.

Assurer des transferts en douceur

Demandez à votre collègue de préparer des guides écrits, de présenter les fournisseurs externes et d'organiser des réunions de formation individuelles, si nécessaire, avec toute personne prenant en charge une partie de son travail. Prévoyez du temps pour une transition fluide, en facilitant les présentations et le partage des tâches dans les semaines précédant le départ prévu d'un employé. De plus, encouragez la documentation pour éviter les questions sans réponse et apportez votre soutien à votre équipe lorsque cela est nécessaire.

Plan de communication préparatoire

Afin de définir des attentes claires, définissez avec votre collègue comment il souhaite être informé des nouvelles ou mises à jour internes importantes pendant son congé. Ces points de contact peuvent prendre la forme d'un bref appel de suivi, de mises à jour par e-mail ou d'une communication plus informelle ou sporadique. Partagez ce plan avec les RH pour garantir la cohérence des communications.

Un mois avant le départ : Période de transition

Intégrer la flexibilité pour les congés

Convenez d'une date de début de congé claire (flexible, au cas où le bébé arriverait tôt), inscrivez-la sur le calendrier de l'équipe et discutez des besoins de votre collègue en matière de flexibilité ou de travail à distance (en fonction des politiques de l'entreprise).

Aperçu du prochain plan stratégique

Rencontrez votre collègue pour passer en revue le plan stratégique et le calendrier de votre équipe. Partagez les orientations et les perspectives de la direction pour les mois à venir afin d'assurer la transparence avant son départ, et consolidez le plan de communication pour partager les développements pendant son absence. Laissez à votre collègue l'espace nécessaire pour poser des questions.

Discuter des objectifs professionnels

Selon les souhaits de votre collègue, proposez-lui un entretien d'évaluation afin de souligner ses réussites et les apprentissages réalisés depuis son dernier entretien. Avant son départ, c'est l'occasion de réitérer ses objectifs carrière au sein de l'entreprise et de s'assurer qu'un plan de retour au travail clair est déjà en place. Les parents qui travaillent, et plus particulièrement les mères, étant souvent confrontés à et revers professionnels lorsqu'ils décident de fonder une famille, cet entretien préalable au départ peut apporter des informations précieuses et préparer le terrain pour un retour au travail enthousiaste.

Pendant les congés

Offrir des félicitations

Envoyez un mot de félicitations à l'arrivée du bébé. Demandez leur permission avant de partager la nouvelle avec toute l'équipe et encouragez-les à envoyer leurs félicitations également.

Suivre le plan de communication préféré du collègue

Continuez à vous enregistrer en fonction de leurs souhaits, de la cadence convenue et via la méthode de sensibilisation convenue.

Soyez proactif

Communiquez directement avec votre collègue pour lui annoncer toute nouvelle ou annonce importante, qu'il s'agisse de nouveaux projets d'embauche ou de restructurations internes, susceptibles de l'affecter directement. Il est important d'être proactif dans le suivi du plan de communication présenté ici afin de garantir que votre collègue ne se sente pas complètement exclu à son retour.

Appliquer la règle des 2/3

Prenez contact avec votre collègue aux deux tiers de son congé pour déterminer ou confirmer sa date de retour au travail, et proposez-lui une flexibilité de son horaire de travail et des aménagements si possible.

Un mois avant le retour

Vérifier la configuration de l'espace de travail

Collaborez avec les RH pour préparer la ou les salles d'allaitement si nécessaire. Assurez-vous que le bureau, le matériel informatique, les fournitures de bureau et tous les effets personnels de votre collègue sont prêts dans son espace de travail désigné afin qu'il puisse reprendre le travail en douceur.

Suggérer un appel d'enregistrement

Si votre collègue le souhaite, organisez un entretien téléphonique de 30 minutes deux semaines avant son retour. C'est l'occasion idéale de partager les dernières nouvelles de l'équipe, de présenter ses principaux projets et objectifs pour son premier mois de retour, et de lui communiquer le calendrier des événements prévus pour l'ensemble du personnel ou de l'équipe.

Connectez-vous avec les RH

Encore une fois, connectez votre collègue directement aux RH pour planifier les besoins au bureau, ainsi que pour réserver du temps via un calendrier partagé pour la ou les salles d'allaitement en cas de pompage.

Préparez l'accueil

Conformément aux politiques de l'entreprise, prévoyez une carte de bienvenue ou un déjeuner pour accueillir chaleureusement votre collègue de retour de congé parental.

Le retour

Donnez le ton

Envoyez un courriel à votre équipe ou à votre service pour rappeler à votre collègue de prendre des nouvelles dès son retour. C'est également l'occasion de rappeler à vos collègues de respecter son emploi du temps et de lui souhaiter la bienvenue.

Rattrapez-les

À leur retour au travail, organisez une réunion de 30 minutes avec votre collègue pour faire le point, partager les dernières nouvelles internes, répondre à leurs questions et aborder leurs éventuelles préoccupations. Maintenez cette communication ouverte.

Prise de nouvelles

Prenez régulièrement contact avec votre collègue pour vous assurer que le calendrier et le plan de transition fonctionnent et renseignez-vous sur ses besoins.

Concevoir des prestations de santé pour les femmes et les familles afin de mieux soutenir les nouveaux parents

Bien que cette liste de contrôle pour le congé parental soit un bon point de départ, il existe d'autres moyens importants de soutenir les nouveaux parents ou les futurs parents de votre personnel, en particulier lors de leur retour au travail. Offrez soutien virtuel à la maternité et au post-partum grâce à l'accès à des gynécologues-obstétriciens, des doulas, des consultantes en lactation, des sages-femmes et des coachs de carrière de garde pour vous soutenir en cas de besoin.

Le soutien psychologique, les conseils et l'accompagnement professionnel sont également des piliers importants du soutien aux parents qui travaillent. Les services de livraison de lait maternel comme Maven Milk permettent aux nouveaux parents de poursuivre l'allaitement pendant leur retour au travail.

Ce soutien global et multidimensionnel est également bénéfique pour l'entreprise. Depuis la mise en œuvre de Maven, 90 % des nouveaux parents ont repris le travail après leur congé, contre une moyenne nationale de 57 %.

Comment vous pouvez faire la différence avec Maven

Maven est le leader de la santé féminine et familiale. Il met en relation les parents actifs et futurs parents avec les ressources nécessaires pour s'épanouir pleinement dans leur parcours parental. Grâce à notre solution, les parents ont accès à des soins de santé à la demande, à une assistance spécialisée 24h/24 et 7j/7, à du contenu validé cliniquement, ainsi qu'à des groupes et forums communautaires.

Pour découvrir comment Maven peut vous aider à moderniser le programme d'avantages sociaux de maternité de votre entreprise, demandez une démo dès aujourd'hui .