Avis relatif aux pratiques en matière de confidentialité

CET AVIS DÉCRIT COMMENT VOS INFORMATIONS MÉDICALES PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT.

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La présente politique de confidentialité s'applique aux employés et aux prestataires indépendants de DCW Providers (IL) PLLC ; DCW Providers, PC ; DCW Providers NJ PC ; et Maven Clinic Administrators Inc. Les entités et les cabinets concernés par cette politique sont collectivement désignés par le terme « Maven » (« nous », « notre »). Les prestataires qui offrent des services par l'intermédiaire de Maven sont des professionnels indépendants exerçant au sein de différents groupes de cabinets professionnels indépendants.

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La société Maven Clinic Co. exploite les sites web accessibles à l'adresse https://www.mavenclinic.com/ ainsi que d'autres sites web, produits, services et applications mobiles comportant des liens vers la présente Politique de confidentialité, notamment les pages web et applications Maven (collectivement, les « Sites » ou « Sites web », sauf indication contraire). Les personnes qui utilisent les Sites et accèdent aux services par leur intermédiaire sont désignées ci-dessous par les termes « Utilisateurs », « Membres », « vous », « votre » ou « vos ».

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La présente Notice relative aux pratiques en matière de confidentialité (la « Notice ») vous informe de la manière dont nous pouvons utiliser et divulguer vos dossiers médicaux, vos dossiers de facturation ou toute autre information de santé que nous utilisons pour prendre des décisions vous concernant (les « Informations de santé protégées » ou « ISP »). Nous y décrivons également vos droits et certaines de nos obligations concernant l’utilisation et la divulgation de vos ISP, ainsi que la manière dont vous pouvez y accéder.

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Vos informations. Vos droits. Nos responsabilités.

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Vos droits

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Nous comprenons que les informations vous concernant et concernant votre santé sont sensibles, et nous nous engageons à protéger vos données de santé protégées. Par données de santé protégées, nous entendons les informations de santé protégées telles que définies par la loi fédérale (la loi HIPAA de 1996 et ses règlements d'application). Nous croyons fermement que les individus devraient contrôler leurs propres informations de santé, et à cet égard, vous disposez de certains droits concernant vos informations de santé.

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Sauf indication contraire dans le présent avis, nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels sur la santé sans votre autorisation.

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Obtenez un appareil électronique ou Copie papier de votre dossier médical.

• Vous pouvez demander à consulter ou à obtenir une copie électronique ou papier de votre dossier médical et des autres informations de santé que nous détenons vous concernant.
• Nous vous fournirons une copie ou un résumé de vos informations de santé dans les délais prescrits par la réglementation étatique applicable.

Demandez-nous de corriger votre dossier médical.

• Vous pouvez nous demander de corriger les informations de santé vous concernant que vous jugez incorrectes ou incomplètes.
• Nous pouvons dire « non » à votre demande, mais nous vous expliquerons pourquoi par écrit dans un délai de soixante (60) jours.

Demande confidentielle communications.

• Vous avez le droit de demander que nous communiquions avec vous de manière confidentielle au sujet de vos renseignements personnels sur la santé et que nous vous contactions d'une manière spécifique ou que nous envoyions du courrier à une autre adresse. Toutes les demandes raisonnables seront respectées.

Demandez-nous de limiter ce que nous utilisons ou partageons.

• Vous pouvez nous poser des questions pas Nous pouvons utiliser ou partager certaines informations de santé à des fins de traitement, de paiement ou pour nos activités de soins. Nous ne sommes pas tenus d'accepter votre demande et nous pouvons la refuser si elle a une incidence sur vos soins.
• Si vous payez intégralement de votre poche une prestation de soins de santé, vous pouvez nous demander de ne pas communiquer ces informations à votre assureur maladie à des fins de paiement ou pour nos opérations. Nous respecterons votre demande, sauf si la loi nous oblige à partager ces informations.

Obtenez une liste de ceux-ci avec qui nous avons Informations partagées.

• Vous pouvez demander un relevé des partages de vos informations de santé effectués au cours des six (6) années précédant votre demande, ainsi que les informations relatives aux destinataires, aux dates et aux finalités de ces partages. N'hésitez pas à nous contacter pour connaître la procédure à suivre.
• Nous inclurons toutes les informations divulguées, à l'exception de celles relatives aux soins, au paiement et au fonctionnement des services de santé, ainsi que certaines autres informations (notamment celles que vous nous avez demandé de fournir). Nous vous fournirons un compte rendu annuel gratuit. Si vous en demandez un autre dans les douze (12) mois, des frais raisonnables, calculés en fonction des coûts, vous seront facturés.

Obtenez un exemplaire de ceci Avis de confidentialité.  

• Si vous recevez cet avis sur notre site web ou par courriel, vous avez le droit d'en recevoir une copie papier, même si vous avez accepté de le recevoir par voie électronique.

Déposez une plainte si vous estimez que vos droits ont été violés.

• Si vous estimez à tout moment que nous avons enfreint vos droits, vous pouvez déposer une plainte auprès de nous en nous envoyant un courriel à l'adresse suivante : confidentialité@mavenclinic.com ou vous pouvez nous écrire à l'adresse indiquée dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.
• Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Bureau des droits civiques du département américain de la Santé et des Services sociaux en envoyant un courrier à l'adresse suivante : 200 Independence Avenue, SW, Washington, DC 20201, en appelant le 1-877-696-6775 ou en consultant le site web. www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints.

• Nous ne prendrons aucune mesure de représailles à votre encontre pour avoir déposé une plainte.

Vos choix

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Concernant certaines informations de santé, vous pouvez nous indiquer vos préférences quant à leur partage. Si vous avez une préférence marquée concernant la manière dont nous partageons vos informations dans les situations décrites ci-dessous, veuillez nous en informer. Dites-nous ce que vous souhaitez et nous suivrons vos instructions.

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Dans ces cas-là, vous avez le droit et le choix de nous dire de :

• Partagez ces informations avec votre famille, vos amis proches ou les autres personnes impliquées dans vos soins.
• Partager des informations en situation de secours en cas de catastrophe

Si vous êtes dans l'incapacité de nous indiquer votre préférence, par exemple si vous êtes inconscient, nous pourrions être amenés à partager vos informations si nous estimons que cela est dans votre intérêt. Nous pourrions également partager vos informations en cas de nécessité pour atténuer une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité.

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Dans ces cas, nous jamais partager vos informations de santé protégées sans votre autorisation écrite :

• À des fins de marketing ;
• Vente de vos informations ; et
• La plupart des partages de notes de psychothérapie.

Utilisations et divulgations sans votre autorisation écrite

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Dans certaines situations, nous devons obtenir votre autorisation écrite pour utiliser et/ou divulguer vos renseignements personnels sur la santé (RPS). Toutefois, sauf si les RPS sont des « renseignements hautement confidentiels » (tels que définis dans la phrase suivante) et que la loi applicable régissant ces renseignements nous impose des restrictions particulières, nous pouvons utiliser et divulguer vos RPS sans votre autorisation écrite aux fins décrites ci-dessous. Les « renseignements hautement confidentiels » désignent certains renseignements de santé bénéficiant d’une protection spéciale de la vie privée en vertu des lois étatiques et fédérales applicables et peuvent comprendre les dossiers des programmes de traitement des troubles liés à l’usage de substances, les dossiers de santé mentale, les renseignements sur la santé reproductive et d’autres renseignements de santé bénéficiant d’une protection spéciale de la vie privée en vertu de lois étatiques ou fédérales autres que la loi HIPAA. Afin de divulguer des renseignements hautement confidentiels à des fins autres que celles permises par la loi, nous devons obtenir votre autorisation.

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Nous pouvons utiliser ou partager vos informations de santé protégées sans votre autorisation de la manière suivante :

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• Traitement. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sur la santé et les partager avec d'autres professionnels de la santé qui vous soignent et à des fins de coordination des soins. Nous pouvons également partager vos renseignements avec votre régime d'assurance maladie à des fins de coordination des soins offertes par ses programmes de gestion des soins. Par exemple, nous pouvons partager vos renseignements avec d'autres fournisseurs de soins de santé, comme des médecins, des infirmières et des laboratoires, afin de répondre à vos besoins de soins.

• Paiement et facturation. Nous pouvons utiliser et partager vos informations de santé protégées pour facturer et obtenir le paiement de votre assurance, de votre régime d'assurance maladie ou d'autres organismes responsables du paiement de vos soins. Par exemple, nous transmettons des informations vous concernant à votre régime d'assurance maladie afin qu'il prenne en charge vos services.

• Opérations de soins de santé. Nous pouvons utiliser et partager vos renseignements personnels sur la santé pour nos activités de soins de santé, notamment pour gérer notre pratique clinique, améliorer vos soins et communiquer avec vous au besoin. Par exemple, nous utilisons vos renseignements personnels sur la santé pour gérer vos soins et nos services.

• Échanges d'informations sur la santéNous pouvons participer à des échanges d'informations de santé (EIS) et partager électroniquement vos informations avec d'autres participants à ces EIS à des fins de traitement, de paiement et de gestion des soins. Les EIS nous permettent, ainsi qu'à vos autres professionnels et organismes de santé, de partager et d'utiliser efficacement les informations nécessaires à vos soins et à d'autres fins légitimes. Dans certains États, l'inclusion de vos informations dans un EIS est volontaire et soumise à votre droit d'y adhérer ou de vous y opposer. Que vous choisissiez d'y adhérer ou non, nous pouvons transmettre vos informations, conformément à la législation applicable, aux EIS auxquels nous participons.

• Maven peut utiliser la plateforme Zus Health (« Zus ») pour se connecter aux systèmes d’échange d’informations de santé (HIE) afin de recevoir et d’envoyer vos informations de santé nécessaires à la prestation de ses services. Lorsque la législation étatique ou fédérale applicable l’exige, nous obtiendrons votre consentement avant d’accéder à vos informations ou de les partager via Zus. Veuillez consulter la Avis aux patients de Zus pour en savoir plus sur l'échange d'informations de santé via Zus.

• Votre participation aux échanges d'informations de santé (HIE) via Zus est volontaire. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en remplissant le formulaire. Formulaire de demande de désinscription Zus ou en nous contactant à l'adresse privacy@mavenclinic.com.

• Divulgation aux proches, aux amis intimes et aux autres aidantsNous pouvons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels de santé à un membre de votre famille, un proche, un ami intime ou toute autre personne que vous aurez désignée, en votre présence ou si vous êtes disponible avant la divulgation, si : (1) nous obtenons votre accord ou vous donnons la possibilité de vous y opposer et que vous ne vous y opposez pas ; ou (2) nous pouvons raisonnablement déduire que vous ne vous y opposez pas. Si vous n’êtes pas présent ou disponible avant une divulgation (par exemple, si nous recevons un appel téléphonique d’un membre de votre famille ou d’un autre aidant), nous pouvons exercer notre jugement professionnel pour déterminer si une divulgation est dans votre intérêt. Si nous divulguons des renseignements dans de telles circonstances, nous ne divulguerons que les renseignements directement pertinents à l’implication de la personne dans vos soins.

• Activités de santé publiqueNous pouvons divulguer vos renseignements personnels sur la santé : (1) pour communiquer des renseignements sur la santé aux autorités de santé publique afin de prévenir ou de contrôler les maladies, les blessures ou les incapacités; (2) pour signaler les cas de maltraitance et de négligence envers les enfants à une autorité gouvernementale autorisée par la loi à recevoir de tels signalements; (3) pour communiquer des renseignements sur les produits relevant de la compétence de la Food and Drug Administration des États-Unis; (4) pour alerter une personne qui pourrait avoir été exposée à une maladie transmissible ou qui pourrait autrement être à risque de contracter ou de propager une maladie ou un problème de santé; et (5) pour communiquer des renseignements à votre employeur, conformément aux lois régissant les maladies et les blessures liées au travail ou la surveillance médicale en milieu de travail.

• Victimes de maltraitance, de négligence ou de violence domestique.  Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels sur la santé si nous croyons raisonnablement que vous êtes victime de violence, de négligence ou de violence domestique à une autorité gouvernementale autorisée par la loi à recevoir des signalements de tels abus, négligences ou violences domestiques.

• Activités de surveillance sanitaireNous pouvons divulguer vos renseignements personnels sur la santé à un organisme qui supervise le système de soins de santé et qui est chargé de veiller au respect des règles des programmes de santé gouvernementaux tels que Medicare ou Medicaid.

• Aide en matière de santé et de sécurité. Nous pouvons divulguer des renseignements personnels sur la santé dans la mesure nécessaire pour prévenir une menace grave et imminente pour votre santé ou votre sécurité, ou pour la santé ou la sécurité d'autrui.

• Forces de l'ordreNous pouvons divulguer des renseignements personnels sur la santé à un agent des forces de l'ordre enquêtant sur un suspect, un fugitif, un témoin important, une victime d'un crime ou une personne disparue, conformément à la loi ou à une ordonnance du tribunal.

• Sécurité militaire et nationaleNous pouvons divulguer aux autorités fédérales autorisées les renseignements médicaux nécessaires aux activités légales de renseignement, de contre-espionnage et autres activités de sécurité nationale.

• Procédures judiciairesNous pouvons divulguer des renseignements personnels sur la santé en réponse à une ordonnance judiciaire ou administrative, à une assignation à comparaître, à une demande de communication de documents ou à tout autre processus légal.

• Conformément à la loiNous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels sur la santé lorsque la loi fédérale, étatique ou locale applicable l'exige.

• RechercheNous pouvons divulguer vos renseignements de santé à des fins de recherche, sous réserve des dispositions relatives à la confidentialité prévues par les lois étatiques et fédérales applicables. Dans la plupart des cas, nous vous demanderons votre autorisation écrite avant d'utiliser vos renseignements personnels de santé ou de les partager avec des tiers pour mener des recherches. Toutefois, dans certaines circonstances, nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels de santé sans votre autorisation écrite si un comité d'éthique de la recherche (CER) ou tout autre organisme compétent en matière de protection de la vie privée, appliquant des critères spécifiques, détermine que le protocole de recherche en question présente un risque minimal pour votre vie privée. En aucun cas, cependant, nous n'autoriserons les chercheurs à utiliser publiquement votre nom ou votre identité sans votre autorisation. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels de santé sans votre autorisation écrite à des personnes qui préparent un projet de recherche, à condition qu'aucune information permettant de vous identifier ne quitte Maven. Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels de santé peuvent être divulgués sans votre autorisation à des chercheurs qui préparent un projet de recherche, pour des recherches sur des personnes décédées ou dans le cadre d'un ensemble de données qui omet votre nom et toute autre information permettant de vous identifier directement. La participation à une étude de recherche est entièrement volontaire, n'aura aucune incidence sur votre traitement ou votre bien-être, et vos renseignements personnels de santé continueront d'être protégés.

• DéfuntsNous pouvons divulguer vos renseignements personnels sur la santé à un coroner ou à un médecin légiste, conformément à la loi.

• Indemnisation des accidents du travailNous pouvons divulguer vos renseignements personnels sur la santé conformément à la loi de l'État et dans la mesure nécessaire pour nous conformer à celle-ci en matière d'indemnisation des travailleurs ou d'autres programmes similaires.

• Partenaires commerciauxCertains aspects et composantes de nos services sont assurés par des prestataires externes, tels que des audits, la collecte de données sur les résultats, l'infrastructure informatique, les communications par courriel, etc. Il peut nous arriver de devoir communiquer vos données de santé protégées à un ou plusieurs de ces prestataires qui nous assistent dans nos activités de soins de santé. Dans tous les cas, nous exigeons de ces partenaires qu'ils protègent adéquatement la confidentialité de vos informations.

Protections de la vie privée spécifiques à chaque État

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Outre les lois fédérales sur la protection de la vie privée comme la loi HIPAA, de nombreux États américains ont promulgué des lois offrant une protection supplémentaire à certains types d'informations de santé. Selon votre lieu de résidence, des protections supplémentaires peuvent s'appliquer à vos informations de santé, notamment aux types de données suivants :

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• Informations sur la santé mentale et comportementale ;
• Informations sur le traitement des troubles liés à l'usage de substances ;
• Informations relatives au VIH/SIDA ;
• Informations génétiques ; et
• Informations sur la santé reproductive et sexuelle.

Lorsque la législation de l'État offre une protection de la vie privée plus étendue que la législation fédérale, nous appliquons les exigences les plus protectrices de l'État. Pour toute question concernant les protections spécifiques de votre État susceptibles de s'appliquer à vos informations de santé, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@mavenclinic.com.

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Utilisations et divulgations nécessitant votre autorisation écrite

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Sauf pour les finalités décrites ci-dessus, nous n'utilisons ni ne divulguons vos renseignements personnels sur la santé que lorsque vous nous donnez votre autorisation écrite. Par exemple :  

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• Commercialisation. Nous devons obtenir votre autorisation écrite avant d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels sur la santé. Pour des fins de marketing soumises aux règles de confidentialité HIPAA, nous n'accepterons aucun paiement d'autres organisations ou personnes en échange de communications concernant des traitements, des thérapies, des professionnels de santé, des lieux de soins, la gestion de cas, la coordination des soins, des produits ou des services, sauf si vous nous y avez autorisés ou si la loi le permet. Toutefois, dans certains cas, nous pouvons vous envoyer des rappels de renouvellement d'ordonnance ou communiquer avec vous au sujet d'un médicament ou d'un produit biologique qui vous est actuellement prescrit, à condition que le paiement reçu pour cette communication soit raisonnablement lié à nos coûts. De plus, nous pouvons vous proposer des offres commerciales lors d'un entretien en face à face et vous offrir des cadeaux promotionnels de faible valeur sans votre autorisation écrite.

• Vente d'informations médicales protégéesNous ne vendrons pas vos informations de santé protégées sans votre autorisation écrite.

Nos responsabilités

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• Nous sommes tenus par la loi de préserver la confidentialité et la sécurité de vos informations de santé protégées.
• Nous vous informerons rapidement en cas de violation de données compromettant la confidentialité ou la sécurité de vos informations.
• Nous devons respecter les obligations et les pratiques en matière de confidentialité décrites dans la version actuellement en vigueur de la présente notice et vous en remettre une copie.
• Nous n'utiliserons ni ne partagerons vos informations autrement que comme décrit ici, sauf si vous nous y autorisez par écrit. Si vous nous y autorisez, vous pouvez revenir sur votre décision à tout moment. Veuillez nous en informer par écrit.

Pour plus d'informations, consultez :  www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

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Modifications des conditions du présent avis

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Nous pouvons modifier les termes de la présente Notice à tout moment, et ces modifications s'appliqueront à toutes les informations de santé protégées que nous conservons, y compris les informations médicales créées ou reçues avant leur mise en œuvre. En cas de mise à jour de la présente Notice, nous la publierons sur nos sites web. Vous pouvez également obtenir la version mise à jour en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous.

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Contactez-nous

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Pour toute demande de renseignements, demande de documents, demande spéciale ou pour déposer une plainte, vous pouvez nous contacter par courriel à l'adresse suivante : confidentialité@mavenclinic.com ou écrivez-nous à l'adresse suivante :

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Maven Clinic Co.

À l'attention du service juridique

160 Varick Street, 6^ème Sol

New York, NY 10013

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